TENDENCIAS EN TECNOLOGÍA PARA COMPARTIR DOCUMENTOS
El mundo está experimentando un cambio tecnológico vertiginoso, que está revolucionando la forma en que funcionan las cosas a nuestro alrededor. En particular, el siglo XXI ha sido testigo de una proliferación de dispositivos inteligentes, con nuevos inventos que surgen todos los días. Un factor que ha estado sujeto a cambios a lo largo de los años es la tecnología para compartir documentos. Esta publicación destacará las tendencias en estas tecnologías y cómo han afectado nuestra forma de trabajar. En 1519, Fernando de Magallanes y su tripulación de Victoria se embarcaron en una expedición para dar la vuelta al mundo. Puede que no lo creas, pero les tomó tres años completar su misión. Irónicamente, enviar un documento simple a la misma distancia hoy le llevaría una fracción de segundo, todo gracias a la tecnología. Entonces, ¿cuáles son exactamente estos riesgos? Bueno, vienen en forma de problemas de seguridad debido a técnicas deficientes para compartir documentos. Esta publicación analizará algunos hábitos en el lugar de trabajo y tecnologías específicas que pueden causar los peligros mencionados.
¿Cómo todo empezó?
La expansión de los dispositivos inteligentes en el sector empresarial quizás explique por qué las tecnologías para compartir documentos han cambiado tanto. Desde los correos electrónicos hasta la nube, todas estas plataformas tienen sus ventajas y desventajas, pero ya llegaremos a eso. Primero, veamos al hombre al que tenemos que agradecer todas estas ideas, Edwin G. Siebels, inventor del sistema de archivo vertical allá por 1898. Desde entonces, han surgido diferentes tecnologías, adoptadas por el mundo empresarial y finalmente erosionadas por el tiempo y las estrategias corporativas.
Después del invento de Siebels, en un avance rápido hasta principios de los años 60, los gabinetes de casillero fueron bastante populares ya que eran cómodos de usar. Las secretarias colocaron documentos importantes en sobres, que luego se guardaron en pequeños cubículos.
Los años 70 llegaron con los sistemas de archivo, que estaban ganando popularidad rápidamente en oficinas, escuelas y hospitales. Sin embargo, su mayor inconveniente fue la organización de los documentos, donde a menudo se los dejaba apilados en los escritorios. En consecuencia, la pérdida de archivos era bastante común en ese momento.
Contrariamente a la norma actual, el intercambio de archivos implicaba el intercambio físico de documentos con las partes interesadas. Esto expuso a las empresas a riesgos de seguridad, pues no existía un método para garantizar la integridad de los documentos confidenciales.
Se inventa el sistema de tablón de anuncios computarizado
La tecnología moderna para compartir archivos se remonta a un señor de finales de los 70, Ward Christensen. Miembro del Chicago Area Computer Hobbyists Exchange (CACHE), creó un software que permitía a los usuarios enviar archivos binarios a través de un módem conectado por un solo número de teléfono. Era solo cuestión de tiempo desde que la invención de Christensen y numerosas innovaciones y patentes comenzaran a presentarse.
Compartir documentos hoy
Hoy en día, compartir un archivo es una de las cosas más fáciles que existen. Las técnicas a tu disposición son numerosas, y cada una tiene sus propios méritos, desde el correo electrónico hasta los dispositivos de estado sólido y la nube, y la lista continúa.
Tendencias tecnológicas actuales para compartir documentos
Hoy más que nunca, empresas de todo el mundo se han dado cuenta de la importancia de la tecnología para compartir documentos. Se podría argumentar que estos archivos contienen la cuerda de salvamento de la corporación y, como tales, deben manejarse con mucho cuidado y se debe realizar una inversión suficiente para salvaguardar y organizar los documentos.
Las empresas están migrando lentamente de documentos en papel a archivos digitales, una hazaña que se ve facilitada por el rápido aumento de la tecnología. La competencia es otro factor que impulsa a las empresas a adoptar la nueva tendencia. ¿Por qué? Bueno, todos los grandes jugadores se están moviendo hacia las plataformas digitales, ¿por qué los competidores se quedarían atrás?
El software para compartir y manejar documentos es común hoy en día, pero no son nada comparados con las plataformas utilizadas por las empresas hace cincuenta o setenta años. Las compañías ahora están optando por la implementación basada en la web, los flujos de trabajo y las técnicas de almacenamiento en la nube para compartir documentos. Esto ha presentado un cambio de paradigma tanto en la experiencia del cliente como del empleado en campos como el derecho, la medicina, la educación y el marketing.
No es mentira que el software de gestión y uso compartido de documentos llegó para quedarse. Si bien algunos han estado en el centro de atención durante bastante tiempo, otros están entrando en escena. Con esto en mente, echemos un vistazo a algunas de las últimas tendencias en tecnología para compartir documentos en la actualidad.
La Nube
El término «nube» no se convirtió oficialmente en algo hasta mediados de los 90 y fue facilitado por la introducción de las computadoras personales en ese momento. Generalmente se refiere al proceso de obtención de servicios de software a través de Internet.
Sin embargo, cuando se introdujo por primera vez, la tecnología recibió muchas críticas tanto de clientes como de inversores. Nadie sabía realmente qué era, y seamos honestos, es la naturaleza humana ser hostil hacia las cosas que no entendemos.
Con el paso del tiempo, la gente empezó a darse cuenta de los beneficios de la tecnología en la nube. De repente, todos acudieron en masa a la plataforma en busca de entretenimiento, almacenamiento y muchos otros servicios.
Hoy en día, es un factor bien conocido que la nube es uno de los mayores inventos que jamás haya aparecido en el campo de las TI. Las empresas ahora están aprovechando la plataforma debido a los numerosos beneficios que presenta.
Entonces, ¿por qué exactamente la tecnología en la nube es un éxito tan grande? La respuesta a esta pregunta se puede inferir de la definición del término en sí. En pocas palabras, se trata de la prestación de servicios a pedido, generalmente a través de Internet, con un sistema de pago por uso.
La tecnología en la nube y el intercambio y la gestión de documentos van de la mano. Con la plataforma, las empresas ya no tienen que preocuparse por usar mucho espacio para almacenar archivos, ya que esto se puede hacer fácilmente en la nube.
Para las empresas que ya han migrado a documentos sin papel, la tecnología en la nube es una ventaja adicional. Los archivos normalmente se almacenan en servidores de la empresa, que son bastante costosos de mantener. Con la nube, las empresas ya no tienen que utilizar sus propios servidores, ya que los archivos se alojan en servidores en la nube externos.
De la información anterior, es palpable que la tecnología en la nube es la nueva tendencia. Las corporaciones están migrando rápidamente a la plataforma. Es solo cuestión de tiempo antes de que se convierta en la nueva norma, pues es probable que la competencia impulse a todas las empresas importantes a la nube.
De hecho, Forbes estimó que aproximadamente el 83% de las empresas habrían migrado a la nube a finales de 2020. Efectivamente, 2020 fue testigo de un aumento en el número de empresas que confiaron en la plataforma.
Se trata de movilidad, desde teléfonos inteligentes hasta computadoras portátiles, tabletas, y así…
En promedio, ¿cuántas horas diarias pasas en tu teléfono? Estoy dispuesto a apostar que es más de lo que te permites creer.
Los dispositivos móviles han conquistado el mundo, infiltrando todos los aspectos de la vida, tanto en el ámbito empresarial como en el personal. El sector del intercambio de documentos no se ha quedado atrás. Dado el hecho de que el 77% de los estadounidenses poseen teléfonos móviles, es obvio que los profesionales están bien representados en esta cifra.
El profesional moderno es una persona a la que le gusta moverse de un lado a otro, y dado que se requerirán documentos en diferentes instancias y ubicaciones, no hace falta decir que estas personas necesitan dispositivos móviles.
El software para compartir documentos en dispositivos móviles está diseñado para hacer que la experiencia sea fácil de usar, lo que permite a los usuarios acceder, compartir y realizar cambios rápidamente en archivos importantes en cualquier lugar.
Las empresas comprenden la importancia de tener los documentos a mano cuando y donde se necesiten. Por lo tanto, las principales empresas de TI están invirtiendo en sitios web de marketing dedicados específicamente a compartir documentos en dispositivos móviles.
A partir de la información presentada anteriormente, es probable que el software para compartir documentos compatibles con dispositivos móviles continúe siendo rentable en el futuro. Esto se puede atribuir al hecho de que los profesionales de todo el mundo están adoptando el estilo de vida móvil.
La colaboración es el camino a seguir
En el pasado, muchos empleados preferían trabajar solos. Esta estrategia fue perfecta para algunos, y al mismo tiempo, representó un simple error en la mayoría de los casos.
Con la llegada de las plataformas para compartir documentos digitales, los empleados tienen la oportunidad de trabajar juntos en documentos colaborativos. ¿Por qué? Es un hecho bien conocido que trabajar juntos tiende a mejorar la calidad de la producción. Dos cabezas son mejores que una, ¿verdad?
El software de gestión y uso compartido de documentos ahora facilita el esfuerzo colaborativo en los documentos. Las características específicas incluyen la capacidad de realizar un seguimiento de los cambios y la automatización del flujo de trabajo, lo que permite la asignación y el seguimiento de documentos. De esta manera, los equipos pueden ahorrar tiempo que de otro modo se habrían utilizado para buscar documentos y asignarlos a personas relevantes.
El futuro es brillante para la colaboración de documentos, ya que los empleados siempre necesitarán archivos cuando se les asignen tareas. Independientemente de que sea remoto o in situ, el software colaborativo para compartir documentos es un paquete imprescindible para los trabajadores actuales y futuros.
El software para compartir documentos se está volviendo asequible
A medida que pasan los días, más y más softwares para compartir documentos continúan inundando el mercado. Las empresas se ven obligadas a bajar los precios manteniendo la eficiencia para obtener una parte del mercado.
No hace mucho, el software para compartir documentos era demasiado caro incluso para empresas de renombre. Sin embargo, con el tiempo, se hizo evidente que estas plataformas tendrían que ser asequibles para su adopción universal.
A partir de ahora, estas plataformas seguirán siendo más baratas, hasta el punto en que podrás satisfacer todas tus necesidades de uso compartido de documentos sin tener que escarbar en tu bolsillo. Esto no implica que la calidad y eficiencia de las plataformas se vean comprometidas. Por el contrario, solo se volverán más fáciles de usar y eficientes.
Escalabilidad
Cada empresa crece desde un tamaño pequeño con unos pocos empleados hasta convertirse en una gran corporación. Muchas de estas enfrentan desafíos durante el crecimiento, porque se ven obligadas a buscar un nuevo software para compartir documentos para adaptarse al creciente número de clientes y empleados.
Hoy en día, las empresas de TI han tenido en cuenta el problema mencionado anteriormente y han creado un software que crece de acuerdo con las necesidades del negocio. De esa manera, logran una transición fluida al ampliar sus operaciones.
El Futuro
El intercambio de documentos es un ciclo interminable de metamorfosis y la información anterior simplemente lo demuestra. Hoy en día, las empresas optan por software de vanguardia para compartir documentos en lugar de paquetes obsoletos.
Plataformas como la nube desempeñarán un papel importante en la configuración de cómo la tecnología de intercambio de documentos continúa evolucionando en el futuro. A pesar de las incertidumbres de las nuevas tecnologías que puedan surgir en el futuro, un factor es seguro: solo habrán mejoras a partir de aquí.
¿Estás atrapado con un software para compartir documentos desactualizado? Considera cambiar a SAFEBOXTM, una plataforma basada en la nube diseñada para ofrecer la seguridad e inmutabilidad adecuadas a los documentos. Satisfará tus necesidades de uso compartido de documentos y viene con una contraseña para todos tus archivos. Además, los planes de suscripción son fáciles de usar. En general, plataformas como SAFEBOXTM hacen que compartir documentos sea mucho más fácil y conveniente para los empleados de todo el mundo.
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